El RUP fue creado en respuesta a los siguientes puntos: 

• Unificación de los registros de todos los contratistas a nivel nacional, departamental y municipal. 
• Centralización del archivo de documentos de los proponentes en las cámaras de comercio. 
• Simplificación de trámites y disminución de costos para los proponentes.  
• Validez ante todas las entidades estatales del país. 
• Mayor transparencia en la administración del Registro Único de Proponentes.  
• Disminución del papeleo requerido para contratar con el estado.

Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la Ley.

El interesado solicitará su inscripción en la Cámara de Comercio donde tenga el  domicilio principal su empresa. De no contar con inscripción en el RUES, deberá inscribirse ante la Cámara de Comercio del municipio donde tenga el asiento principal de sus negocios. Las sociedades extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la Cámara de Comercio donde se encuentre inscrita dicha sucursal. El interesado podrá solicitar su inscripción en el RUP en cualquier época del año.

Dentro del Registro de Proponentes existen cinco trámites a saber: 

Inscripción: El trámite de inscripción lo llevan a cabo aquellas personas que no figuran inscritas en el Registro Único de Proponentes porque nunca han estado, aquellas que estando inscritas no adelantaron el trámite de la renovación dentro del término establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 y por lo tanto le cesaron efectos a su registro, o por último aquellas que teniendo su registro vigente decidieron cancelarlo.   

Renovación: Este trámite debe ser adelantado, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su registro de proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso, la finalidad de la renovación es darle vigencia al registro por un año más, de no hacerlo se genera la cesación de efectos al mismo. En la renovación el proponente tiene la posibilidad de modificar toda la información que considera mejora su registro y a su vez modificar lo que obligatoriamente debe cambiar, como ocurre con la información que ha perdido vigencia, lo cual no es otra cosa distinta a la capacidad financiera y la capacidad organizacional, por el deber que se tiene de reportar nuevos estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. 

Actualización: La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen registro de proponentes vigente y desean modificar su experiencia o su capacidad jurídica. La información diferente a experiencia y capacidad jurídica no puede ser actualizada. Es necesario tener en cuenta que si el proponente desea modificar información entre el primero de enero y el quinto día hábil de abril de cada año, lo correcto sería renovar y no actualizar, salvo que no cuente con estados financieros aprobados y por ese solo hecho se imposibilite la renovación y a pesar de eso se requiera de manera indispensable modificar cierta información del registro en ese momento. Tenga en cuenta que este trámite no suple la renovación. 

Actualización por traslado de domicilio: Una vez en firme la inscripción del cambio de domicilio del proponente en el registro correspondiente, la Cámara de Comercio de origen, sin costo alguno para el proponente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, enviará a través del RUES a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio, todos los documentos del expediente del proponente, incluyendo el reporte de entidades estatales, la relación de todas las actuaciones inscritas en el RUP y el último certificado del RUP. La Cámara de Comercio del nuevo domicilio, deberá hacer actualización por traslado de domicilio en el RUP, sin costo alguno para el proponente y sin hacer cotejo documental, ni verificación, mantendrá la información respectiva en la Cámara de origen, conservándose la firmeza del registro. 

 Una vez inscrito el proponente en la Cámara de Comercio del nuevo domicilio, ésta deberá informar a la Cámara de Comercio del domicilio de origen sobre el estado del trámite para que dicha Cámara proceda con la cancelación del número local del RUP. En el evento en que el proponente no esté inscrito en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio, si cambia su domicilio, deberá solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio, sin costo alguno. 

Cancelación: Este trámite lo adelanta el proponente que no desea continuar inscrito en el registro. Quien desee volver a figurar deberá inscribirse nuevamente. Para este trámite no se genera costo alguno para el proponente. La inscripción podrá ser cancelada por solicitud del inscrito o por decisión de la autoridad competente en cualquier momento.

Los pasos son los siguientes:        

• Diligencie el formulario virtual a través de la página web www.ccsm.org.co accediendo al vínculo: Trámites en Línea. 
• Adjuntar la documentación requerida de acuerdo con el caso (persona natural o persona jurídica). 
• Pagar los derechos conforme a la tarifa que establezca el Gobierno Nacional. 
• Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio o realizar todo el proceso RUP a través de nuestro servicio virtual.

1. Datos introductorios.   

• El nombre de la Cámara de Comercio que certifica. 
• Fecha de la certificación.    

 2. Datos generales. 

• Nombre o razón social del proponente, tipo y número del documento de identidad.
• Número del registro del proponente. 
• Fecha de diligenciamiento del formulario. 
• Indicación de grande, mediana, pequeña o microempresa de acuerdo con la información suministrada por el proponente. 
• Información sobre la dirección de domicilio principal y dirección de notificaciones, según conste en el formulario.    
• Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personería jurídica, así como la duración. 
• Nombre del representante legal y número del documento de identidad. 
• Facultades del representante legal, según el certificado de existencia y representación legal, o documento legal idóneo. Cuando dicha información no conste en el certificado de existencia y representación legal o en el documento legal idóneo, la cámara no certificará información en este sentido.
• Indicación de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel.    

3. Datos sobre la experiencia del proponente. Información de los contratos ejecutados celebrados por el proponente para cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresados en SMMLV.  En el evento que el proponente persona jurídica tenga menos de 3 años de constitución, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes. Adicionalmente, podrá certificar contratos celebrados por consorcios, uniones temporales y sociedades en que tenga o haya tenido participación, para cada uno de los bienes, obras y servicios en el tercer nivel. 

4. Datos sobre la capacidad jurídica . Se refiere a la capacidad del proponente para prestar los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, así como la capacidad del representante legal del proponente de celebrar contratos y si requiere autorización para tal efecto, con ocasión a los límites en el monto y el tipo de obligaciones que pueda adquirir a nombre del proponente. 

5. Indicadores financieros. Los indicadores del proponente son los que miden su fortaleza financiera. 

Son los siguientes a saber: 

Índice de liquidez 

Activo corriente /Pasivo corriente    

Índice de endeudamiento  

Pasivo total/Activo total   

Razón de cobertura de intereses 

Utilidad operacional/Gastos de intereses   

6. Datos sobre la capacidad organizacional. Indicadores que miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de activos del proponente. 

Rentabilidad del patrimonio 

Utilidad operacional/Patrimonio   

Rentabilidad del activo 

 Utilidad Operacional/Activo total   

7. Datos relativos a la información de contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades.  

8. Información histórica de experiencia que el proponente ha inscrito en el Registro Único de Proponentes, RUP.  

El certificado constituye plena prueba respecto de la información verificada documentalmente por las cámaras de comercio. 

El formulario y certificado será único para todos los proponentes y se deberá utilizar para la inscripción, actualización, renovación y cancelación. Los proponentes sólo deberán suministrar la información que para tal acto se requiera. La información del formulario debe estar respaldada por los soportes documentales indicados en la normatividad vigente que rige este Registro 

Para facilitar la inscripción, renovación y actualización en el Registro Único de Proponentes, RUP, la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena ha diseñado el servicio virtual, al cual se puede acceder a través del portal web de la CCSM: www.ccsm.org.co, en donde podrá diligenciar su formulario, los modelos de certificación y adicionar la documentación. La información del proponente certificada queda en firme diez (10) días hábiles después de la fecha de publicación en el Registro Único Empresarial y Social RUES, siempre que no sea objeto de recursos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto Nacional 019 de 2012.

Documentos Generales: 

• Formulario para el Registro Único de Proponentes, RUP, debidamente diligenciado. 
• Copia del Registro Único Tributario, RUT, expedido por la DIAN. 
• Declaración de cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, respecto al pago de parafiscales, para los trámites de inscripción, actualización o renovación que adelante ante el Registro Único de Proponentes, RUP, con excepción de las personas jurídicas extranjeras. 
• Copia del documento de identificación de la persona natural proponente cuando se trate de inscripción. 
• Certificado suscrito por el proponente persona natural o su contador público, relativos al tamaño de la empresa indicando si es grande, mediana, pequeña o microempresa. 
• Certificado suscrito por el representante legal y el revisor fiscal (si la persona jurídica está obligada a tenerlo) o el auditor o contador, relativas al tamaño de la empresa indicando si es grande, mediana, pequeña o microempresa. 
• Cuando se trate de persona jurídica no inscrita en el Registro Mercantil ni en el de Entidades Sin Ánimo de Lucro o sociedad extranjera, deberá aportar la documentación que acredite la existencia y representación legal y como mínimo deberá contener los siguientes requisitos: nombre o razón social completa del proponente, modificaciones de la razón social, tipo, número y fecha del documento de constitución o creación, fecha, clase de documento y entidad que reconoce la personería jurídica, duración de la persona jurídica, domicilio de la persona jurídica, nombre e identificación del representante legal, facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.   

Soporte Documental de la Experiencia: Para certificar la experiencia, el proponente lo podrá hacer mediante alguno de los siguientes documentos: 

• Certificación expedida por tercero donde conste los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor en SMMLV, los cuales se deben referir a contratos ejecutados. El proponente debe identificar en cada certificado expedido por el tercero o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios. 
• Acta de liquidación del contrato, suscrita por el tercero contratante. Copia del contrato ejecutado. Con base a los contratos de tracto sucesivo, se considerarán ejecutados en la porción efectivamente cumplida. Para proceder al registro de la experiencia de un contrato de tracto sucesivo en curso, es necesario que el tercero que recibió los bienes, obras o servicios relacionados, certifique expresamente la cuantía y objeto del contrato efectivamente ejecutados. 
• Órdenes de compra, órdenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes. 
• Si el proponente celebró contratos a través de consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales tenga o haya tenido participación y quiera tomar esta información como experiencia, deberá adjuntar certificación por cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y expresar su valor en SMMLV. Deberá anexar, además, copia del acto de conformación del consorcio o unión temporal para verificar el porcentaje de participación. 
• Si el proponente es persona jurídica con tiempo inferior a 3 años de constituida, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes.   

Soporte documental de la Información Financiera: 

• El proponente persona natural o jurídica deberá presentar los estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o estados financieros de apertura. 
• Si el proponente es persona jurídica y no tiene la antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados al 31 de diciembre, se debe inscribir con estados financieros de corte trimestral o balance de apertura. 
• Adicionalmente, si los estados financieros los suscribe revisor fiscal y contador, se anexará dictamen del revisor y certificación expedida por el contador. Si sólo posee contador, será necesario adjuntar únicamente la certificación. 
• Tenga en cuenta que los estados financieros estarán integrados como mínimo por el estado de situación financiera, estado de resultados y notas. No obstante, si es gran empresa debe aportar los cuatro estados financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF.
• Si la persona jurídica es matriz de un grupo empresarial deberá aportar además de los estados financieros del proponente que se inscribe los estados financieros consolidados del grupo empresarial. 
• Las personas jurídicas sometidas a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, deberá aportar copia de los documentos adicionales exigidos por ésta. 
• Las sociedades extranjeras cuyo cierre fiscal de fecha distinta al 31 de diciembre, debe actualizar la información financiera en la fecha correspondiente a su cierre fiscal; sin perjuicio de la obligación de renovar el registro anualmente a partir del 1º de enero y hasta el quinto (5º) día hábil del mes de abril de cada año. 
• Anexar copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control. 
• Los Estados Financieros aportados, así como sus anexos, indicados en el artículo 9 del Decreto 1082 de 2015, deben estar suscritos por el proponente persona natural y su contador público. 
• Los documentos suscritos por el contador, auditor o revisor fiscal deberán estar acompañados con la copia de la tarjeta profesional y certificación de la Junta Central de Contadores sobre su vigencia.   

Empresas que forman parte del grupo empresarial o situación de control: El proponente debe adjuntar certificación donde informe que no es parte de un grupo empresarial, que no ejerce control sobre otras sociedades y que no hay situación de control, en los términos del Código de Comercio. Si el grupo empresarial o la circunstancia de control existe, debe indicar en el certificado los miembros del grupo empresarial, la situación de control, controlantes y controlados.