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Manual de Afiliados
 
1. ANTECEDENTES

Al revisar la historia de las Cámaras de Comercio, en el ámbito mundial, su existencia obedeció básicamente a la necesidad de crear un organismo que velara por los intereses de los comerciantes de la época, que orientara y respondiera a sus necesidades comunes y porque además se necesitaba un interlocutor permanente y válido ante las diferentes instancias, que transmitiera ese querer general, respecto a situaciones que se generaban en el desarrollo de su gestión, en los ámbitos local, regional, nacional e internacional.

Así las cosas, cuando en nuestro país se habló de Cámaras de Comercio, esta circunstancia se dio con la misma fuerza que en otros lugares. A finales del siglo XIX, los comerciantes de Santafé de Bogotá crearon la primera Cámara de Comercio, para que ejerciera una vocería y desarrollara una serie de actividades en su beneficio.

Con la Ley 28 de 1931, la figura del afiliado fue expresamente regulada y en los siguientes aspectos:

• Su registro en la respectiva Cámara de Comercio
• Las condiciones que debía tener para ser considerado como tal
• La determinación de las cuotas mensuales de afiliación
• Causales para perder el carácter de afiliado
• Sanciones por usar el título de afiliado sin serlo

En nuestros días, el Código de Comercio (Decreto 410 de 1971), en el título VI del libro primero, hace referencia expresa al afiliado, tal como actualmente se encuentra. A su turno, el Decreto 1520 de 1978, reglamentario del título VI, al establecer el contenido de los estatutos de las Cámaras de Comercio, consideró la necesidad de regular el régimen de afiliados.

2. GENERALIDADES

2.1. CONCEPTO

Afiliado es el empresario matriculado, persona natural o jurídica, que voluntariamente solicita la afiliación a la respectiva Cámara de Comercio, y previo el lleno de los requisitos legales y estatutarios es aceptado como tal, por el representante legal. Este concepto surge del artículo 92 del Código de Comercio, al desarrollar esta figura.

3. REQUISITOS

Del alcance dado al concepto de afiliado y de la normativa consignada, se deducen los requisitos que debe cumplir un empresario para que su solicitud sea considerada por el representante legal.

a. Estar desarrollando actividades catalogadas por la misma ley, como mercantiles, ya sea como persona natural o persona jurídica. En este último caso, bajo la figura de sociedad comercial (limitada, anónima, comanditaria simple o por acciones, empresa asociativa de trabajo y colectiva) o como empresa unipersonal. De esta afirmación se deduce que no pueden ser afiliados a la Cámara de Comercio los entes que no cumplen esta condición, es decir, las entidades sin ánimo de lucro y aquellos grupos asociativos similares que no desarrollen una actividad mercantil.
b. Estar matriculado en el Registro Mercantil. Es el registro público de las personas naturales que ejercen profesionalmente el comercio, las empresas unipersonales y/o de las sociedades comerciales, cuyo objetivo principal sea la ejecución de actos o empresas mercantiles. Este registro mercantil es llevado en nuestro país por las Cámaras de Comercio. Teniendo en cuenta el grupo de los afiliados a las Cámaras de Comercio, se entenderá que el plano que fija la ley para la solicitud de matrícula será dentro del mes siguiente a la fecha que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal fue abierta. En el caso de las sociedades, la petición de matrícula se formula por el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución.
c. Estar cumpliendo los deberes de comerciante. En el artículo 19 del Código de Comercio se encuentran estos deberes, los cuales se resumen así:

• Estar matriculado en el registro mercantil y haber renovado su matrícula.
• Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto a los cuales exija la ley esta formalidad.
• Llevar la contabilidad regular de sus negocios, conforme con las prescripciones legales.
• Conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios.
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

d. De conformidad con el artículo 92 del Código de Comercio, contar con el apoyo de un banco local o tres comerciantes inscritos del mismo lugar. En este último caso, se toman los datos y la Cámara hará las averiguaciones pertinentes.

e. Adjuntar recibo de pago de la cuota de afiliación correspondiente al año en que se hace la solicitud.

La Cámara comprobará aquellos puntos que sean constatables. Los demás los deducirá del normal desarrollo de la gestión del solicitante y de su trayectoria empresarial, para lo cual tendrá, de primera mano, la información que haya allegado el empresario al registro mercantil.

4. TRÁMITE

4.1. SOLICITUD

1. El interesado debe presentar a la coordinación de afiliado petición escrita dirigida al representante legal, expresando el interés de obtener dicho status. Para el efecto la Cámara podrá elaborar solicitudes de afiliación que contenga los datos básicos del empresario. Adicionalmente, el comerciante interesado debe cancelar la cuota anual de afiliación, de conformidad con la tarifa vigente, y adjuntar copia del recibo de pago a los documentos que soporten la solicitud.
2. La solicitud se presenta ante el representante legal, por intermedio del Coordinador de Afiliados, quien realizará un estudio previo de la información que haya podido obtenerse sobre cada interesado. En el evento que faltare alguno de los requisitos exigidos por la ley para acceder a la condición de afiliado, se le hará la observación inmediata al comerciante. Si éste insiste en la admisión de los documentos, el Coordinador de Afiliados enviará los documentos al representante legal para su revisión, dejando constancia por escrito de las omisiones presentadas.

5. AUTONOMÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL

La decisión que tome el representante legal se limitará a la verificación de los requisitos previstos en la ley y en este manual. Para ello es necesario tener en cuenta con respecto al solicitante:

• Que esté cumpliendo sus deberes de comerciante, consignados en el Artículo 19 del Código de Comercio ya analizado.
• Que cumpla las condiciones de ley para el efecto.
• Que haya cancelado la cuota anual de afiliación.

6. LIBRO DE AFILIADOS EN MEDIO MAGNÉTICO

Para un control adecuado de los afiliados a las Cámaras de Comercio, es conveniente llevar un libro de registro de afiliados en medio magnético, en donde se podrán consignar los siguientes datos:

a. Nombre de la persona natural o jurídica afiliada con su representante legal y su número de matrícula mercantil.
b. Fecha de la presentación de la solicitud.
c. Fecha y número de los documentos suscrito por el representante legal en donde se deja constancia de la verificación de los requisitos exigidos por el afiliado.

7. DE LOS SERVICIOS

Los servicios que se ofrecen a los afiliados son beneficios que se constituyen en retribuciones, por el pago de la cuota de afiliación. Estos servicios se clasifican según el radio de acción, en directos e indirectos, locales y nacionales.

7.1. SERVICIOS DIRECTOS

Son los beneficios específicos que los afiliados reciben, que son de su exclusivo uso, como desarrollo de las disposiciones legales y del interés y creatividad de la Cámara de Comercio.

7.2. SERVICIOS INDIRECTOS

Son los recibidos por el desarrollo del programa general de trabajo de la Cámara de Comercio, los cuales son difíciles de expresar cuantitativamente. Estos servicios son:

• Desarrollo económico
• Consolidación social
• Acción legislativa
• Prevención del delito
• Mejoramiento en la educación

7.3. SERVICIOS LOCALES

Son los recibidos por el afiliado directamente en la Cámara de Comercio. Estos a su turno se clasifican en legales, por tener origen normativo, y los que surgen a iniciativa de la cámara. Se tienen, entre otros, los siguientes:

• Derecho a elegir y ser elegido en la junta directiva de la Cámara de Comercio, cuando sea el caso.
• Expedición gratuita de certificados de existencia y representación legal, de su propia empresa, en un número proporcional a la cuota anual de afiliación que cancele a la respectiva Cámara de Comercio.
• Dar como referencia a la Cámara.
• Suscripción gratuita de las publicaciones de la Cámara.
• Otras a iniciativa de la Cámara de Comercio y previamente comunicadas al afiliado.

7.4. SERVICIOS NACIONALES

Incluidos dentro de la llamada Red Nacional de Servicios para los Afiliados, aprobada por la junta directiva de la Confederación de Cámaras de Comercio, Confecámaras, en reunión de septiembre de 1997.

7.5. GENERALES

Para todos los servicios mencionados, es necesario tener en cuenta:

• El afiliado deberá tener al día su matrícula mercantil y el carné de afiliación vigente.
• La solicitud deberá dirigirse al Coordinador del área de afiliados o a la persona que tenga esta responsabilidad.

Estos servicios hacen referencia a:

• Expedición gratuita de certificados de su propia empresa, en la proporción que establece la ley.
• Descuentos en productos y servicios.
• Orientación jurídica.
• Servicios de fax en el ámbito nacional
• Descuentos en hoteles nacionales e internacionales vinculados a Confecámaras.

8. COMPROMISOS Y OBLIGACIONES DE LOS AFILIADOS

8.1. COMPROMISOS

Hace referencia específicamente a:

• Ejercer la actividad empresarial de acuerdo con los principios de rectitud, legalidad, respeto, calidad y competitividad que imprimen valores y responsabilidades empresariales al afiliado de la Cámara de Comercio.
• Adoptar posiciones de liderazgo frente a los temas de interés para el sector empresarial y para la ciudad.
• Participar activamente en programas de la Cámara de Comercio.

8.2. OBLIGACIONES

Se dan por las condiciones establecidas en las leyes que regulan la materia y precisamente surgen del resultado de haber sido aceptado el empresario por el representante legal, luego de haber verificado el cumplimiento de los requisitos como afiliado por parte del comerciante interesado. Estas son:

a. Cancelar anualmente la cuota anual de afiliación. El pago se realizará en una sola cuota, la cual, en todo caso, deberá cancelarse hasta el 31 de marzo del año respectivo. La junta directiva, podrá realizar descuentos en la cuota anual de afiliación cuando así lo considere para motivar el pago oportuno de esta obligación.
b. Cumplir con la renovación anual de la matrícula a 31 de marzo del año respectivo.
c. Participar en las elecciones de junta directiva de la Cámara la Comercio como candidato o sufragante.

9. PÉRDIDA DE LA CALIDAD DE AFILIADO

9.1. CAUSALES

Las razones por las cuales se pueda perder la calidad de afiliado, se deducen de algunos hechos que comúnmente se presentan y se concretan en:

1. Renuncia por escrito del afiliado.
2. Por cancelación de la matrícula mercantil de la persona natural y/o empresa comercial.
3. Por muerte de la persona natural afiliada o liquidación de la persona jurídica.
4. Por incumplimiento de las obligaciones contenidas en este manual.
5. Por no pagar oportunamente las cuotas anuales de afiliación. Se entiende que el pago de la cuota anual de afiliación debe realizarse hasta el 31 de marzo del respectivo año.
6. Por falta de renovación de la matrícula mercantil hasta el 31 de marzo del año respectivo.
7. Por la pérdida de la calidad de comerciante, de conformidad con lo previsto en los artículos 16 y 17 del Código de Comercio.

El presente Manual fue aprobado según acta No. 20 de Comisión de la Mesa Cámara de Comercio con fecha 27 de mayo de 2.008, la cual hace parta integral de esta acta.

Para su constancia firman a continuación:


ROBERTO KATIME FONTALVO
Presidente


ALFREDO DIAZ GRANADOS CABALLERO
Secretario
 
Cámara de Comercio de Santa Marta
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